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社内勉強会の進め方~準備編~

はじめまして。カオナビで人事を担当しているタケジです。
今日は、カオナビの社内勉強会「カオナビ テラコヤ」について私からご紹介します。

まずは自己紹介

まさか自分がブログを執筆することになるとは予想外だったので、ちょっとビビリ気味です。
少しでも皆さんにカオナビのことを知っていただければと思い、頑張って書いています。

まずは私のことから。

私がカオナビに入社したのは、昨年(2017年)12月です。まだ半年くらいしか経っていません。
前職までは人事部ではなく人事システムのコンサルの仕事を行っていました。
かねてより成長企業で組織の仕組みをつくってみたいとという思いがあり、運よく急成長中だったカオナビに入社することができました。
メイン担当の労務のほか、人事制度設計など、やってみたかったことに続々と挑戦させてもらっています。

カオナビに入って思った印象は、とにかく良い人が多いです!
入社まもない頃、トイレやエレベーターホールで他部署の方が話しかけてくれたことがよくあり、すごく嬉しかったのを覚えています。
その他、月末の勤怠承認申請を期限内に提出するなど、社内のルールもしっかり守るし(あたりまえのことだけど、結構ルールを守らない人が多いものです)、そして本当に定時になると一斉に帰っていくし、規律のとれたいい雰囲気ができているな~と思いました。

ちなみに趣味は住宅建築を見ること。テレビ朝日の「渡辺篤史の建もの探訪」は長年のお気に入り番組です。
建築家に頼んですてきな家を建てるのが夢です。

では軽く自己紹介をしたところで、本題に入ります。

社内勉強会「カオナビ テラコヤ」って?

「カオナビ テラコヤ」は、社内勉強会の制度です。“テラコヤ”はもちろん「寺子屋」からとっています。

寺子屋とは?

江戸時代の庶民の教育施設。僧侶・武士・神官・医者などが師となり、読み・書き・そろばんを教えた。

さまざまな人が講師となって教える。
テラコヤは、会社が用意する研修とは違い、社員が自発的に「教えたい」「学びたい」と思えるような取り組みにしようと考えて始動しました。

テラコヤを担当することになった経緯

実は、それまでも自発的に社内勉強会が行われていたんですね。
私が入社してすぐに行われていたのが、HRTech勉強会です。業界についてみんなで知識を深めようという目的で、カオナビHRテクノロジー総研の所長が開催してくれました。ほぼ全社員が参加するくらいの大盛況ぶりで、質問も飛び交うとても活気のある勉強会でした。
ただ、聞いたところによると勉強会の開催はそれほど頻繁ではなく、社員が自発的にやっているだけとのこと。
それはもったいない、せっかく勉強会が盛り上がる土壌があるのだから、ちゃんと仕組みを作って活発に勉強会を開催していけばいいのに!と思っていました。
そんなとき、入社後1ヶ月面談(※)で社長の柳橋と面談する機会があり、その話をしてみたところあっさりGOサインが出てしまった、というのが私が社内勉強会の担当者になった経緯です。

(※)入社後1ヶ月面談とは?:カオナビに入社した社員は、入社1か月後に代表の柳橋と面談を実施します。入社後に感じたことや困っていることなどを話し、入社後のギャップを解消しています。

社内勉強会の作り方がどこにもない

そこで、社内勉強会を効率よく運営するにあたり、他社はどうしているのかな?と、ネットでいろいろ検索もしました。が、残念ながらネット上に参考になりそうな情報はほとんどありませんでした。

そんなこともあり、このブログでは社内勉強会を運営するまでをステップごとにご紹介しようと思います。
これから社内勉強会を立ち上げたい&立ち上げる、という方にも少しでも参考になれば嬉しいです。

社内勉強会を立ち上げるためにやったこと

①設計
②社内勉強会テーマのアンケート
③ツールセッティング
④テーマ決定&講師募集
⑤開催

①設計

まずは、テラコヤの位置づけや目的、扱う内容について設計しました。
代表の柳橋ともディスカッションして、認識をすり合わせる際に作ったのがこちらです。

勉強会設計図

この表は社内ポータルにも公開して共有しています

②社内勉強会テーマを募集

位置づけや目的を明確にできたら、次はメンバーに「どんなテーマで勉強をしたいか?」とアンケートを実施。
こんな時に便利なのが、カオナビのVOICE NOTE(アンケート機能)です。

回答してほしいメンバーをカオナビ上で選択して(今回は全社員)、調査票を作成。
業務内外問わず、社内勉強会で扱ってほしいテーマを広く募集しました。
そして、実際に集まった声がこちら。

社内勉強会アンケート

実際のカオナビ画面です

勉強会のテーマと内容を複数答えられるように設定したところ、2個以上回答してくれるメンバーもいて感激しました。
正直、回答数が多いとは言えませんが、みんな興味は持ってくれているようでホッ…。

③ツールをセッティング

②のテーマヒアリングと同時に進めたのが、各ツールのセッティングです。
アンケートやレポートなどはテンプレート化して、そのまま使えるように作成しました。
カオナビのアンケート機能を活用していますが、カオナビを導入されていない方はGoogleフォームなどのアンケートツールを使っても良いかもしれません。

・社内ポータルサイトに「カオナビ テラコヤ」ページを作成
開催情報や開催レポートを掲載するページです。

・参加者募集フォーム作成
勉強会参加の可否を確認するためのフォームです。

・参加者アンケート作成
勉強会の開催時間帯、時間の長さ、資料の内容が適切だったかなど、意見を収集します。

・開催後レポート
レポートをナレッジとして残していくために、アジェンダ、資料の添付、質疑応答の内容を記録していきます。

④テーマ決定&講師募集

メンバーにアンケートした内容をもとにテーマが決定!
やはりHRテクノロジーや人事系の要望が多かったです。

テーマをメンバーに告知するとともに、講師をエントリー形式で募集しました。

…が、いくら待っても誰も手を挙げず…orz

そうです。いきなり募集したところで、勉強会を主催するには調査や資料作成などの準備が大変ですし、人前で話すのもそれなりに勇気がいることです。
登壇するハードルがまだまだ高かったことに気づかされました。

⑤開催

④での失敗を踏まえて、第1回目は準備の負担が少なく誰でも講師ができるものを企画することにしました。
テーマは「部署紹介」。勉強会テーマのアンケートでも、「他の部署が何をやっているのか知りたい」という声が多かったというのもテーマに設定した理由の一つです。
そして自主性に任せるとなかなか手が上がらないので、事前に各部署のマネージャーにネゴをとり、、、
各部署から登壇者をアサインしてもらうことで開催にこぎつけました。
発足記念キャンペーン「テラコヤWeek」と名付けて。

その「テラコヤWeek」がどうなったかというと…こちらは後日改めて「社内勉強会~開催編~」としてご紹介しますね!

さて、社内勉強会の開催時に準備したものとしては

・会場
・プロジェクタとスクリーン
・PC
・プレゼンリモコン
・マイク・スピーカー
・資料
・ビデオカメラ

です。ビデオカメラは動画として記録しておいて、後日参加できなかった人にも共有できるようにしています。

さすがに準備から開催、開催レポートの作成まで一人でこなすのは至難の業だったので、社内ボランティアを募集したところ、協力してくれる社員がさっそく手を挙げてくれました(感謝!)
会場のセッティングやアンケートの実施対応など、協力してもらうことができました!


ここまでで準備編は終了です。
次は開催編をご紹介します。
最後まで読んでいただきありがとうございました!

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